Se você chegou até aqui é porque você vem pensando sobre isso. Seja por alguma falha do seu atual contador com as obrigações contábeis, relacionamento desgastado ou até mesmo por questões financeiras; há alguma motivação. Mas não se preocupe, neste artigo você vai aprender como funciona o processo de mudança de contabilidade, quais documentos são necessários e os pontos de atenção que você precisa ter.
Por que mudar de contabilidade?
Sabendo que é obrigatório as empresas (exceto MEI) terem um serviço de contabilidade, visto a complexidade do sistema tributário brasileiro, o profissional ou escritório é o responsável por regularizar todas as obrigações tributárias e fiscais da empresa. Porém quando o serviço é insuficiente, realmente é o momento de procurar outra contabilidade que possa te atender melhor.
Veja alguns exemplos de problemas que podem acontecer por uma má prestação de serviço de contabilidade:
- O cliente não receber a orientação do regime tributário mais adequado ao negócio;
- O contador permanecer com práticas em desuso por falta de atualização;
- O contador deixar de pagar impostos importantes e ter que responder ao fisco;
- O contador pagar tributos desnecessários;
- O cliente cair na malha fina por causa do contador não ter declarado corretamente os bens da empresa;
- O cliente não ter acesso a informações confiáveis para tomar decisões por ausência da contabilidade.
Às vezes o problema não é na prestação do serviço e sim no relacionamento com o prestador. Imagina você ter dificuldade de falar com o prestador ou quando consegue, o atendimento é ruim, ou ainda ocorrer o descumprimento dos prazos acordados e não ter proatividade. É insustentável manter a parceria em qualquer uma dessas situações, né? Pois é! Então fica a pergunta:
Posso mudar de contabilidade?
A resposta é SIM! Você pode e tem todo o direito de mudar de contabilidade, garantido pelo Código de Defesa do Consumidor. Mas para fazer essa mudança de forma organizada, reduzindo as brechas de erros durante a transferência do serviço para o novo prestador, existem alguns passos que vamos te explicar agora:
1. Consulte o seu contrato de contabilidade vigente:
É muito comum que os contratos tenham cláusulas de prazo de vencimento, multa rescisória e obrigações das partes. Por isso, esse deve ser o primeiro passo no processo de troca de contabilidade. Avalie quando finaliza a vigência do contrato, as suas obrigações e do prestador. Caso haja descumprimento de deveres de qualquer uma das partes poderá surgir problemas legais.
2. Pesquise por novos prestadores:
Uma vez que você decidiu trocar de contador, consultou o seu contato e agora sabe quando poderá fazer a mudança sem multa rescisória, recomendamos procurar por novos prestadores de contabilidade. Por mais que você não possa contratar uma nova empresa enquanto o seu contrato vigente não for finalizado, a sua empresa não pode ficar sem contabilidade. Então é necessário que a prospecção de novos prestadores seja feita antes do fim do serviço de contabilidade atual.
Separamos alguns pontos para te ajudar na prospecção:
- A empresa é registrada no Conselho Regional de Contabilidade?
- O preço aplicado é compatível com o mercado?
- Quais os benefícios para os clientes?
- A empresa investe em tecnologia e inovação?
- Tem boas recomendações dos clientes? Tem boa nota no Reclame Aqui e no Procon?
- A empresa atende todas as obrigações contábeis, tributárias e fiscais da sua empresa?
3. Levante as pendências contábeis do prestador atual:
Evitar surpresas desagradáveis na troca de contabilidade é o que todo empresário quer quando está passando por essa situação e esse segundo passo é fundamental para isso. Verifique com a sua contabilidade atual quais processos estão em andamento, por exemplo: as declarações que precisam ser finalizadas, os tributos que faltam ser apurados, o balanço patrimonial ainda está pela metade?
Também recomendamos analisar os documentos de até 5 anos atrás, caso haja erros ou pendências elas podem afetar a sua empresa até os dias de hoje. Se você encontrar alguma irregularidade, a atual contabilidade deve resolver.
4. Informe o distrato a sua contabilidade atual:
É necessário oficializar a decisão ao prestador atual. Geralmente o comunicado é através de carta ou e-mail com 30 dias de antecedência. Solicite logins e senhas dos sistemas dos órgãos de fiscalização; relatório de pendências nas esferas governamentais; e o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica, que formaliza a transição e a data de encerramento do contrato. Indicamos que essa data seja no último dia do mês, para não gerar cobrança pro rata.
5. Contrate sua nova contabilidade:
Por fim, esse é o momento de contratar o seu novo serviço de contabilidade e finalizar o seu processo de mudança de contabilidade. Na contratação do novo prestador informe quais são as suas expectativas com a nova gestão contábil. Após a formalização do novo contrato, entregue os documentos e senhas relevantes para o trabalho do novo prestador.
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