Cumprir as obrigações acessórias previdenciárias é fundamental para garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação e evite penalidades. Essas obrigações envolvem uma série de responsabilidades que todas as empresas e equiparadas devem cumprir. Abaixo, vamos explorar de forma simplificada uma visão geral sobre as obrigações acessórias previdenciárias
Inscrição dos Segurados no RGPS
Em primeiro lugar, as empresas são responsáveis por inscrever seus empregados e trabalhadores avulsos no Regime Geral de Previdência Social (RGPS). Além disso, quando a empresa contrata pessoas físicas sem vínculo empregatício, como autônomos ou cooperados, também precisa inscrevê-los como contribuintes individuais no RGPS.
Elaboração da Folha de Pagamento
Além disso, toda empresa deve elaborar uma folha de pagamento mensal detalhada para todos os seus segurados, incluindo empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais. Essa folha deve conter informações como o nome dos segurados, funções exercidas, remuneração, descontos legais e outros detalhes importantes. A folha de pagamento deve ser mantida em cada estabelecimento ou obra de construção civil sob responsabilidade da empresa.
Lançamentos Contábeis
Terceiramente, as empresas precisam registrar, de forma clara e organizada, todos os fatos geradores de contribuições sociais em sua contabilidade. Isso inclui tanto as contribuições a cargo da empresa quanto as descontadas dos segurados. Os registros contábeis são feitos de acordo com o princípio do regime de competência, o que garante a precisção e atualização de todas as informações.
Informações ao INSS e à Receita Federal
As empresas devem fornecer ao INSS e à Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis exigidas, de acordo com as normas estabelecidas. Isso inclui a entrega mensal da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), que contém dados detalhados sobre os segurados e as contribuições previdenciárias.
Guarda de Documentos
As empresas devem manter todos os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações previdenciárias por um período de 10 anos. Esses documentos devem estar disponíveis para a fiscalização da Receita Federal, em caso de solicitação.
Regras Especiais para Múltiplas Fontes Pagadoras
Se a empresa tiver trabalhadores que recebem remuneração de múltiplas fontes pagadoras, cada fonte é responsável por prestar as informações e efetuar os recolhimentos de forma separada, respeitando o limite máximo do salário de contribuição.
Penalidades
O descumprimento dessas obrigações pode resultar em penalidades severas. As multas podem variar de acordo com a gravidade da infração, indo de R$ 1.329,18 a R$ 132.916,84, conforme estipulado na legislação previdenciária.
Conclusão
Cumprir as obrigações acessórias previdenciárias é uma tarefa complexa, mas essencial para a saúde financeira e legal da empresa. Seguindo as normas e mantendo uma gestão contábil eficiente, você evita problemas com a fiscalização e garante o respeito dos direitos dos trabalhadores.
