A rotina contábil envolve uma grande quantidade de responsabilidades e tarefas burocráticas. No entanto, muitos empresários negligenciam a importância de investir em uma boa gestão para otimizar essa área, e cometem erros que podem colocar suas empresas em risco.
A verdade é que existe uma infinidade de erros contábeis que posicionam o seu negócio em uma situação delicada. A falta de conhecimento, a ausência de profissionais especializados e a carência de orientação adequada são apenas alguns fatores que contribuem para falhas nos processos, mas é possível deixar esse cenário para trás. Por isso, resolvemos abordar neste artigo os principais erros contábeis que colocam sua empresa em risco e as melhores alternativas para evitá-los.
Principais erros contábeis:
Falta de documentação adequada
A documentação é essencial para qualquer processo contábil. Desse modo, não manter registros precisos de receitas, despesas e transações geram discrepâncias fiscais, uma vez que a ausência de comprovações causam penalidades e auditorias mais rigorosas. Para evitar possíveis problemas, organize e armazene todos os recibos e faturas das transações, utilize softwares de gestão financeira para digitalizar e catalogar documentos, e estabeleça uma rotina para verificar e atualizar registros regularmente.
Mistura de finanças pessoais e empresariais
De fato, misturar as contas pessoais com as da empresa é um erro comum, especialmente entre empreendedores iniciantes. Essa prática dificulta a análise precisa da saúde financeira do negócio e facilita o aparecimento de problemas legais na corporação. Assim, é importante abrir contas bancárias e cartões de crédito separados, manter registros claros e organizados nas contas PF e PJ, além de considerar a contratação de um suporte contábil confiável para auxiliar no gerenciamento das finanças.
Erros na classificação de transações
Classificar incorretamente receitas e despesas contribui para distorcer relatórios e fazer conclusões erradas a respeito da saúde financeira da empresa. Isso pode afetar decisões estratégicas e comprometer a confiabilidade das demonstrações contábeis.Logo, é preciso investir no treinamento adequado para a equipe contábil sobre a correta classificação de transações, adicionar um software contábil que facilite a categorização correta e automatize processos na rotina da empresa.
Não cumprir prazos fiscais
Perder prazos fiscais é um erro grave que resulta em multas, juros e problemas complexos com a Receita Federal. Dessa forma, o não cumprimento do calendário fiscal compromete a reputação da empresa perante os clientes, fornecedores e investidores. Nesse aspecto, é crucial elaborar um planejamento das obrigações fiscais e tributárias atualizado com todos os prazos importantes, destacar lembretes automáticos e alertas de software contábil, além de delegar responsabilidades a profissionais qualificados.
Falta de conciliação bancária
A conciliação bancária é um mecanismo valioso para garantir que os registros contábeis correspondam aos extratos bancários. Ou seja, ignorar essa prática aumenta de modo considerável as inconsistências financeiras e dificulta a detecção de fraudes ou erros. No intuito de evitar essas consequências, é importante realizar conciliações bancárias mensais, usar programas para otimizar os processos, e treinar a equipe para identificar e resolver os problemas de forma imediata.
Dependência de planilhas manuais
Embora as planilhas manuais possam ser úteis, confiar excessivamente nelas para gerenciar as finanças pode ser arriscado. Dessa maneira, erros de entrada manual, fórmulas incorretas e problemas de integridade dos dados são comuns em sistemas de planilhas. Nesse caso, torna-se essencial investir em software de contabilidade automatizado cuja funcionalidade reduzirá de modo considerável esses riscos.
Subestimação da importância de um Contador
Realizar a demonstração contábil de uma empresa demanda conhecimento e cautela. Isso porque valores lançados de forma negligente prejudicam os relatórios fundamentais para o funcionamento de qualquer organização, além de impactar o demonstrativo de resultados e balanços patrimoniais.
Nesse contexto, muitos empresários acreditam que podem gerenciar suas finanças sozinhos, sem a ajuda de um contador profissional. No entanto, a complexidade das leis e a necessidade de relatórios precisos tornam indispensável a presença de um profissional experiente na área. Por isso, contrate um especialista de confiança para desenvolver um plano fiscal detalhado, aproveitar os incentivos e deduções fiscais disponíveis, além de manter seu negócio operando de acordo com as exigências legais.
Como evitar erros contábeis e proteger sua empresa
Automatize processos: Utilize software de contabilidade para reduzir erros manuais e aumentar a eficiência das operações.
Treine sua equipe: Certifique-se de que todos os envolvidos na contabilidade tenham o treinamento adequado para utilizar as ferramentas mais modernas e otimizar a rotina contábil da corporação.
Mantenha-se atualizado: Acompanhe as mudanças nas leis fiscais e contábeis para garantir a conformidade dos processos.
Contrate profissionais qualificados: Considere a contratação dos contadores certificados e experientes da VC Contabilidade Digital para garantir a precisão e a integridade dos seus registros financeiros.
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Em resumo, é necessário evitar erros na contabilidade que podem comprometer o seu CNPJ, acarretando em multas e outras repercussões fiscais significativas.
Portanto, a contabilidade digital e moderna te ajudará a cumprir as obrigações fiscais sem transtornos e desgastes desnecessários, além de fornecer uma base sólida para fazer o seu empreendimento prosperar do jeito certo.
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